Wasserzeichen für Unterlagen von Aufsichtsrat und Vorstand

Unterlagen für einen Aufsichtsrat oder eine Geschäftsleitung werden von einem kleinen, bekannten Kreis gelesen, oft bevor eine Entscheidung öffentlich wird. Invisproof stellt jedem Mitglied eine individuelle Kopie mit einem unsichtbaren Wasserzeichen bereit, sodass ein Dokument, das außerhalb dieses Kreises aufgefunden wird, zugeordnet werden kann.

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Gremienunterlagen und ihre Empfänger

Sitzungsunterlagen und Vorlagen

Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen, Strategiepapiere und Protokolle entstehen als PDF-, DOCX- und PPTX-Dateien, und die Document Engine verarbeitet sie in diesen Formaten.

Aufsichtsrat, Vorstand und Berater

Die Empfänger sind wenige und namentlich bekannt: Mitglieder von Aufsichtsrat und Vorstand, das Gremienbüro sowie externe Berater, die zu einem einzelnen Tagesordnungspunkt hinzugezogen werden.

Der Zeitraum vor der Veröffentlichung

Ein Großteil dieser Unterlagen betrifft Ergebnisse, Personalentscheidungen und Transaktionen, die vertraulich bleiben, bis die Organisation sie bekannt gibt.

Eine individuelle Kopie für jedes Mitglied

Invisproof stellt jedem Empfänger eine eigene Kopie bereit und protokolliert ihre Ausgabe. Das Wasserzeichen jeder Kopie ist beim Lesen nicht wahrnehmbar.

Das Verfahren für Gremienunterlagen

Kennzeichnung

Vor einer Sitzung erstellt die Document Engine von jeder Unterlage eine individuelle Kopie für jedes Gremienmitglied und jeden Berater auf dem Verteiler.

Weitergabe

Die Mitglieder lesen ihre Kopien im sicheren Viewer im Browser oder erhalten sie im Originalformat, sofern die Organisation das Speichern einer Kopie zulässt.

Zuordnung

Taucht eine Unterlage später außerhalb des vorgesehenen Empfängerkreises auf, vergleicht eine Analyse sie mit den ausgegebenen Kopien und ordnet sie der Kopie zu, von der sie stammt.

Anlässe im Kalender eines Gremiums

Die Sitzungsunterlagen gehen jedem Mitglied einige Tage vor der Sitzung zu und verbleiben danach in seinen Händen.

Tagesordnungen, Vorlagen und Präsentationen
Eine individuelle Kopie für jedes Mitglied
Lesen im sicheren Viewer oder offline

Steuerung für Gremienunterlagen

Dokumente im Browser lesen

Ein Dokument wird im sicheren Viewer im Browser gelesen, ohne Download und ohne Installation. Die Organisation legt fest, welche Dokumente ausschließlich auf diese Weise gelesen werden.

Kein Download
Keine Installation
Festlegung für jede Datei

Was ein Gremium und sein Büro gewinnen

Sensible Unterlagen können dem gesamten Gremium rechtzeitig zugehen. Da jede Kopie zuordenbar bleibt, gibt es weniger Anlass, Unterlagen bis zur Sitzung selbst zurückzuhalten.

Fragen zu Gremienunterlagen

Bemerken die Mitglieder, dass ihre Kopien individuell sind?

Nein. Das Wasserzeichen ist unsichtbar und beim Lesen nicht wahrnehmbar.

Müssen die Mitglieder etwas installieren?

Nein. Unterlagen werden im sicheren Viewer im Browser geöffnet, ohne Download und ohne Installation. Mitglieder der Organisation melden sich mit ihrem Konto an, und externe Berater öffnen eine Unterlage mit einem Zugangscode oder einem Einmalcode, der an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.

Lassen sich Gremienunterlagen offline lesen, etwa auf Reisen?

Ja, sofern die Organisation es zulässt. Eine auf einem Computer oder Datenträger gespeicherte Kopie lässt sich offline lesen und behält ihr Wasserzeichen. Die Organisation legt für jede Datei fest, ob eine Kopie gespeichert werden darf.

Können Mitarbeiter von Invisproof Gremienunterlagen lesen?

Nein. Dateien werden verschlüsselt aufbewahrt, und die Mitarbeiter von Invisproof können sie nicht öffnen.