Documentación y notas del consejo
Órdenes del día, documentación del consejo, notas estratégicas y actas se elaboran en archivos PDF, DOCX y PPTX, y el Document Engine los procesa en esos mismos formatos.
Marca de agua para la documentación del consejo y de la dirección
Los documentos preparados para un consejo de administración o un equipo directivo los lee un grupo reducido y conocido, a menudo antes de que una decisión se haga pública. Invisproof entrega a cada miembro una copia individual con una marca de agua invisible, de modo que un documento hallado fuera de ese grupo pueda identificarse.
La documentación del consejo y sus destinatarios
Consejeros, directivos y asesores
Los destinatarios son pocos y conocidos por su nombre: consejeros, altos directivos, el secretario del consejo y los asesores externos que asisten para un punto concreto del orden del día.
El periodo previo a la comunicación
Gran parte de este material se refiere a resultados, nombramientos y operaciones que siguen siendo confidenciales hasta que la organización los anuncia.
Una copia individual para cada miembro
Invisproof entrega a cada destinatario una copia propia y registra su entrega. La marca de agua de cada copia no se percibe durante la lectura.
El procedimiento para la documentación del consejo
Marcado
Antes de una reunión, el Document Engine prepara una copia individual de cada documento para cada consejero, directivo y asesor de la lista de distribución.
Distribución
Los miembros leen sus copias en el visor seguro del navegador, o las reciben en el formato original cuando la organización permite guardar una copia.
Identificación
Si más adelante un documento del consejo aparece fuera del círculo de destinatarios previsto, un análisis lo compara con las copias entregadas e identifica la copia de la que procede.
Momentos del calendario de un consejo
La documentación se remite a cada consejero unos días antes de la reunión y permanece en su poder después.
- Órdenes del día, documentos y presentaciones
- Una copia individual para cada consejero
- Lectura en el visor seguro o sin conexión
Las comisiones de auditoría, de retribuciones y de nombramientos reciben documentos reservados a unos pocos miembros del consejo.
- Conclusiones de auditoría e informes de los auditores
- Propuestas de retribución
- Copias limitadas a los miembros de la comisión
Las propuestas de adquisición, de desinversión o de cambio de estrategia se someten al consejo antes de cualquier anuncio.
- Notas y propuestas estratégicas
- Copias para los asesores que asisten
- Un registro de cada copia entregada
Los borradores de resultados y los nombramientos de alta dirección pasan por el consejo antes de hacerse públicos.
- Borradores de resultados e informes anuales
- Documentos de sucesión y nombramiento
- Material reservado hasta el anuncio
Controles para la documentación del consejo
Documentos leídos en el navegador
Un documento se lee en el visor seguro del navegador, sin nada que descargar ni instalar. La organización decide qué documentos se leen únicamente de esta manera.
Copias en el formato original
Cuando la organización lo permite, un destinatario guarda una copia en su formato original. La copia se abre en las aplicaciones habituales, puede leerse sin conexión y conserva su marca de agua.
Destinatarios internos y externos
Los miembros de la organización inician sesión con sus cuentas. Los destinatarios externos no necesitan cuenta y abren un archivo con un código de acceso o con un código de un solo uso enviado a su dirección de correo electrónico.
Análisis de una copia hallada
Un archivo hallado fuera del círculo de destinatarios previsto se somete a un análisis, que lo compara con las copias entregadas e indica la probabilidad de que proceda de una copia determinada.
- Nada que descargar
- Nada que instalar
- Decisión archivo por archivo
- Formato original
- Aplicaciones habituales
- Consulta sin conexión
- Marca de agua conservada
- Inicio de sesión para miembros
- Código de acceso
- Código de un solo uso por correo
- Sin cuenta para destinatarios externos
- Cualquier archivo hallado puede enviarse
- Comparación con las copias entregadas
- Probabilidad indicada
- Decisión reservada a la organización
Lo que obtienen el consejo y su secretaría
Los documentos sensibles pueden remitirse a todo el consejo con la antelación debida. Como cada copia sigue siendo atribuible, hay menos motivos para retener material hasta la propia reunión.
Cuando un documento aparece donde no debería, la cuestión de su origen se resuelve mediante el análisis de la propia copia, y el consejo no queda reducido a conjeturas.
Un resultado afecta a una sola copia. Los miembros que trataron sus documentos con el debido cuidado no quedan bajo una sospecha que, de otro modo, recaería sobre todo el consejo.
Preguntas sobre la documentación del consejo
¿Notarán los consejeros que sus copias son individuales?
No. La marca de agua es invisible y no se percibe durante la lectura.
¿Necesitan los consejeros instalar algo?
No. Los documentos se abren en el visor seguro del navegador, sin nada que descargar ni instalar. Los miembros de la organización inician sesión con sus cuentas, y los asesores externos abren un documento con un código de acceso o con un código de un solo uso enviado a su dirección de correo electrónico.
¿Puede leerse la documentación del consejo sin conexión, por ejemplo durante un viaje?
Sí, cuando la organización lo permite. Una copia guardada en un equipo o en una unidad de almacenamiento puede leerse sin conexión y conserva su marca de agua. La organización decide, archivo por archivo, si puede guardarse una copia.
¿Puede el personal de Invisproof leer la documentación del consejo?
No. Los archivos se conservan cifrados y el personal de Invisproof no puede abrirlos.
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