Filigranage des documents du conseil et de la direction

Les documents préparés pour un conseil d’administration ou une équipe de direction sont lus par un petit groupe connu, souvent avant qu’une décision ne soit rendue publique. Invisproof remet à chaque membre une copie individuelle portant un filigrane invisible, de sorte qu’un document retrouvé hors de ce groupe puisse être identifié.

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Les documents du conseil et leurs destinataires

Dossiers et documents du conseil

Ordres du jour, dossiers du conseil, notes stratégiques et procès-verbaux sont établis aux formats PDF, DOCX et PPTX, que le Document Engine traite tels quels.

Administrateurs, dirigeants et conseils

Les destinataires sont peu nombreux et connus nommément : administrateurs, dirigeants, secrétaire du conseil et conseils extérieurs invités pour un point particulier de l’ordre du jour.

La période qui précède la publication

Une grande partie de ces documents porte sur des résultats, des nominations et des opérations qui restent confidentiels jusqu’à leur annonce par l’organisation.

Une copie individuelle pour chaque membre

Invisproof remet à chaque destinataire sa propre copie et en enregistre la remise. Le filigrane que porte chaque copie passe inaperçu à la lecture.

Le déroulement pour les documents du conseil

Filigranage

Avant une réunion, le Document Engine prépare une copie individuelle de chaque document pour chaque administrateur, dirigeant et conseil figurant sur la liste de diffusion.

Diffusion

Les membres lisent leur copie dans la visionneuse sécurisée du navigateur, ou la reçoivent au format d’origine lorsque l’organisation autorise l’enregistrement d’une copie.

Identification

Si un document du conseil est retrouvé par la suite hors du cercle auquel il était destiné, une analyse le compare aux copies remises et identifie celle dont il provient.

Les échéances du calendrier d’un conseil

Un dossier est adressé à chaque administrateur quelques jours avant la réunion et reste entre ses mains par la suite.

Ordres du jour, documents et présentations
Une copie individuelle pour chaque administrateur
Lecture dans la visionneuse sécurisée ou hors ligne

Paramètres applicables aux documents du conseil

Des documents lus dans le navigateur

Un document se lit dans la visionneuse sécurisée, dans un navigateur, sans rien avoir à télécharger ni à installer. L’organisation décide quels documents ne peuvent être lus que de cette manière.

Rien à télécharger
Rien à installer
Décidé fichier par fichier

Ce qu’y gagnent le conseil et son secrétariat

Les documents sensibles peuvent être adressés à l’ensemble du conseil en temps utile. Chaque copie restant attribuable, il y a moins de raisons de retenir des documents jusqu’à la réunion elle-même.

Questions sur les documents du conseil

Les administrateurs remarqueront-ils que leurs copies sont individuelles ?

Non. Le filigrane est invisible et passe inaperçu à la lecture.

Les administrateurs doivent-ils installer quelque chose ?

Non. Les documents s’ouvrent dans la visionneuse sécurisée d’un navigateur, sans rien avoir à télécharger ni à installer. Les membres de l’organisation se connectent avec leur compte, et les conseils extérieurs ouvrent un document au moyen d’un code d’accès ou d’un code à usage unique envoyé à leur adresse e-mail.

Les documents du conseil peuvent-ils être lus hors ligne, par exemple en déplacement ?

Oui, si l’organisation l’autorise. Une copie enregistrée sur un ordinateur ou un support se lit hors ligne et conserve son filigrane. L’organisation décide, fichier par fichier, si une copie peut être enregistrée.

Le personnel d’Invisproof peut-il lire les documents du conseil ?

Non. Les fichiers sont conservés sous forme chiffrée, et le personnel d’Invisproof ne peut pas les ouvrir.