Thủy vân cho tài liệu hội đồng quản trị và ban điều hành

Tài liệu chuẩn bị cho hội đồng quản trị hoặc ban điều hành được một nhóm nhỏ, xác định đọc, thường là trước khi một quyết định được công bố. Invisproof cấp cho mỗi thành viên một bản sao riêng mang thủy vân vô hình, để một tài liệu được phát hiện bên ngoài nhóm đó có thể được xác định.

Yêu cầu quyền truy cập

Tài liệu hội đồng quản trị và người nhận

Bộ tài liệu họp và văn bản

Chương trình họp, bộ tài liệu họp, văn bản chiến lược và biên bản được soạn dưới dạng tệp PDF, DOCX và PPTX, và Document Engine xử lý chúng ở chính các định dạng đó.

Thành viên HĐQT, ban điều hành và cố vấn

Người nhận ít và được biết rõ danh tính: thành viên hội đồng quản trị, ban điều hành, thư ký công ty và các cố vấn bên ngoài tham dự cho một nội dung cụ thể.

Giai đoạn trước khi công bố

Phần lớn tài liệu này liên quan đến kết quả kinh doanh, bổ nhiệm và giao dịch vẫn được giữ bí mật cho đến khi tổ chức công bố.

Một bản sao riêng cho mỗi thành viên

Invisproof cấp cho mỗi người nhận một bản sao của riêng họ và ghi nhận việc cấp. Thủy vân trên mỗi bản sao không thể nhận thấy khi đọc.

Quy trình đối với tài liệu hội đồng quản trị

Gắn thủy vân

Trước cuộc họp, Document Engine chuẩn bị một bản sao riêng của từng tài liệu cho từng thành viên hội đồng quản trị, ban điều hành và cố vấn trong danh sách phân phối.

Phân phối

Các thành viên đọc bản sao của mình trong trình xem bảo mật trên trình duyệt, hoặc nhận bản sao ở định dạng gốc khi tổ chức cho phép lưu.

Xác định

Nếu sau đó một tài liệu của hội đồng được phát hiện ngoài phạm vi người nhận dự kiến, quá trình phân tích sẽ đối chiếu tài liệu với các bản sao đã cấp và xác định bản sao mà nó xuất phát từ đó.

Các thời điểm trong lịch làm việc của hội đồng

Bộ tài liệu họp được gửi đến từng thành viên vài ngày trước cuộc họp và vẫn ở trong tay họ sau đó.

Chương trình họp, tài liệu và bài trình bày
Một bản sao riêng cho từng thành viên
Đọc trong trình xem bảo mật hoặc ngoại tuyến

Thiết lập cho tài liệu hội đồng quản trị

Tài liệu được đọc trên trình duyệt

Tài liệu được đọc trong trình xem bảo mật trên trình duyệt, không cần tải xuống và không cần cài đặt. Tổ chức quyết định những tài liệu nào chỉ được đọc theo cách này.

Không cần tải xuống
Không cần cài đặt
Quyết định theo từng tệp

Lợi ích cho hội đồng và bộ phận thư ký

Tài liệu nhạy cảm có thể được gửi đến toàn thể hội đồng đúng thời hạn. Vì mỗi bản sao vẫn xác định được người nhận, việc giữ lại tài liệu đến tận cuộc họp trở nên ít cần thiết hơn.

Câu hỏi về tài liệu hội đồng quản trị

Thành viên hội đồng có nhận ra rằng bản sao của mình là riêng biệt không?

Không. Thủy vân không nhìn thấy được và không thể nhận thấy khi đọc.

Thành viên hội đồng có cần cài đặt gì không?

Không. Tài liệu được mở trong trình xem bảo mật trên trình duyệt, không cần tải xuống và không cần cài đặt. Thành viên của tổ chức đăng nhập bằng tài khoản của mình, còn cố vấn bên ngoài mở tài liệu bằng mã truy cập hoặc mã dùng một lần được gửi đến địa chỉ email của họ.

Có thể đọc tài liệu hội đồng khi ngoại tuyến, chẳng hạn khi đi công tác không?

Có, khi tổ chức cho phép. Bản sao được lưu trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ có thể đọc ngoại tuyến và giữ nguyên thủy vân. Tổ chức quyết định theo từng tệp việc có cho phép lưu bản sao hay không.

Nhân viên của Invisproof có thể đọc tài liệu hội đồng không?

Không. Các tệp được lưu trữ ở dạng mã hóa và nhân viên của Invisproof không thể mở chúng.