חומרי ישיבות ומסמכים
סדרי יום, חומרי ישיבות, מסמכי אסטרטגיה ופרוטוקולים מוכנים כקובצי PDF, DOCX ו-PPTX, ו-Document Engine מעבד אותם באותם פורמטים.
סימן מים לחומרי דירקטוריון והנהלה
מסמכים המוכנים לדירקטוריון או להנהלה נקראים בידי קבוצה קטנה וידועה, לעיתים קרובות לפני שהחלטה מתפרסמת. Invisproof מוסר לכל חבר עותק אישי עם סימן מים בלתי נראה, כך שניתן לזהות מסמך שנמצא מחוץ לקבוצה זו.
חומרי הדירקטוריון והנמענים שלהם
דירקטורים, נושאי משרה ויועצים
הנמענים מעטים וידועים בשמם: דירקטורים, נושאי משרה בכירים, מזכיר החברה ויועצים חיצוניים המוזמנים לנושא מסוים בסדר היום.
התקופה שלפני הפרסום
חלק ניכר מחומרים אלה נוגע לתוצאות, למינויים ולעסקאות שנותרים חסויים עד שהארגון מודיע עליהם.
עותק אישי לכל חבר
Invisproof מוסר לכל נמען עותק משלו ומתעד את מסירתו. סימן המים שבכל עותק אינו מורגש בעת הקריאה.
התהליך לחומרי דירקטוריון
סימון
לפני הישיבה, Document Engine מכין עותק אישי של כל מסמך לכל דירקטור, נושא משרה ויועץ ברשימת התפוצה.
הפצה
החברים קוראים את העותקים שלהם במציג המאובטח שבדפדפן, או מקבלים אותם בפורמט המקורי כאשר הארגון מתיר לשמור עותק.
זיהוי
אם מסמך דירקטוריון נמצא בהמשך מחוץ למעגל הנמענים המיועד, בדיקה משווה אותו לעותקים שנמסרו ומזהה את העותק שממנו הוא נובע.
מועדים בלוח השנה של הדירקטוריון
חומרי הישיבה נשלחים לכל דירקטור כמה ימים לפני הישיבה ונשארים בידיו גם לאחריה.
- סדרי יום, מסמכים ומצגות
- עותק אישי לכל דירקטור
- קריאה במציג המאובטח או במצב לא מקוון
ועדת הביקורת, ועדת התגמול וועדת המינויים מקבלות מסמכים המיועדים לחברים ספורים בלבד בדירקטוריון.
- ממצאי ביקורת ודוחות רואי חשבון
- הצעות תגמול
- עותקים לחברי הוועדה בלבד
הצעות לרכישה, למכירה או לשינוי אסטרטגיה מובאות לדירקטוריון לפני כל הודעה.
- מסמכי אסטרטגיה והצעות
- עותקים ליועצים הנוכחים
- תיעוד של כל עותק שנמסר
טיוטות תוצאות ומינויים בכירים מובאים לדירקטוריון לפני פרסומם.
- טיוטות תוצאות ודוחות שנתיים
- מסמכי רציפות ומינויים
- חומרים חסויים עד ההודעה
הגדרות לחומרי דירקטוריון
מסמכים נקראים בדפדפן
מסמך נקרא במציג המאובטח שבדפדפן, ללא הורדה וללא התקנה. הארגון קובע אילו מסמכים ייקראו בדרך זו בלבד.
עותקים בפורמט המקורי
כאשר הארגון מתיר זאת, הנמען שומר עותק בפורמט המקורי. העותק נפתח ביישומים המוכרים, ניתן לקריאה במצב לא מקוון ושומר על סימן המים שלו.
נמענים מתוך הארגון ומחוצה לו
חברי הארגון מתחברים באמצעות החשבונות שלהם. נמענים מחוץ לארגון אינם זקוקים לחשבון, והם פותחים קובץ באמצעות קוד גישה או קוד חד-פעמי הנשלח לכתובת הדוא״ל שלהם.
בדיקה של עותק שנמצא
קובץ שנמצא מחוץ למעגל הנמענים המיועד מוגש לבדיקה, המשווה אותו לעותקים שנמסרו ומציינת את ההסתברות שמקורו בעותק מסוים.
- ללא הורדה
- ללא התקנה
- החלטה לכל קובץ
- פורמט מקורי
- יישומים מוכרים
- צפייה במצב לא מקוון
- סימן המים נשמר
- התחברות לחברי הארגון
- קוד גישה
- קוד חד-פעמי בדוא״ל
- ללא חשבון לנמענים חיצוניים
- כל קובץ שנמצא ניתן להגשה
- השוואה לעותקים שנמסרו
- ציון ההסתברות
- ההחלטה נתונה לארגון
מה מרוויחים הדירקטוריון ומזכירותו
ניתן להפיץ מסמכים רגישים לכל חברי הדירקטוריון בזמן הראוי. מאחר שכל עותק נשאר משויך לנמען שלו, יש פחות סיבה לעכב חומרים עד הישיבה עצמה.
כאשר מסמך מופיע במקום שבו אין לו מקום, שאלת מקורו מוכרעת בבדיקה של העותק עצמו, והדירקטוריון אינו נאלץ להסתמך על השערות.
ממצא נוגע לעותק אחד. חברים שנהגו בזהירות במסמכיהם אינם נותרים תחת חשד שאחרת היה מוטל על הדירקטוריון כולו.
שאלות על חומרי דירקטוריון
האם הדירקטורים ישימו לב שהעותקים שלהם אישיים?
לא. סימן המים בלתי נראה ואינו מורגש בעת הקריאה.
האם הדירקטורים צריכים להתקין משהו?
לא. החומרים נפתחים במציג המאובטח שבדפדפן, ללא הורדה וללא התקנה. חברי הארגון מתחברים באמצעות החשבונות שלהם, ויועצים חיצוניים פותחים מסמך באמצעות קוד גישה או קוד חד-פעמי הנשלח לכתובת הדוא״ל שלהם.
האם ניתן לקרוא את חומרי הדירקטוריון במצב לא מקוון, למשל בנסיעה?
כן, כאשר הארגון מתיר זאת. עותק שנשמר במחשב או בהתקן אחסון ניתן לקריאה במצב לא מקוון ושומר על סימן המים שלו. הארגון מחליט, לגבי כל קובץ, אם מותר לשמור עותק.
האם עובדי Invisproof יכולים לקרוא את חומרי הדירקטוריון?
לא. הקבצים נשמרים בצורה מוצפנת, ועובדי Invisproof אינם יכולים לפתוח אותם.
תרחישי שימוש ופתרונות קשורים
הודעות תחת אמברגו
תוצאות כספיות, הודעות לעיתונות וחומרי השקה, הנמסרים כעותק אישי לכל נמען לפני הפרסום.
לתרחיש השימוש
עסקאות ובדיקת נאותות
תזכירי מידע, מזכרי עקרונות ומסמכי גילוי, הנמסרים כעותק נפרד לכל מציע ויועץ.
לתרחיש השימוש
שירותים פיננסיים
מחקרים, מסמכי עסקאות ודוחות למשקיעים, הנמסרים על ידי בנקים, קרנות ויועצים כעותק אישי לכל נמען.
לפתרון
שירותים משפטיים
טיוטות, חוות דעת ומסמכי גילוי, הנמסרים על ידי משרדי עורכי דין ומחלקות משפטיות כעותק אישי לכל נמען.
לפתרוןבקשת גישה
Invisproof מוצע לארגונים לאחר אישור.