Znaki wodne dla materiałów zarządu i rady nadzorczej

Materiały przygotowywane dla rady nadzorczej lub zarządu czyta niewielkie, znane grono osób, często zanim decyzja zostanie podana do wiadomości publicznej. Invisproof przekazuje każdemu członkowi indywidualną kopię z niewidocznym znakiem wodnym, aby dokument odnaleziony poza tym gronem można było zidentyfikować.

Wniosek o dostęp

Materiały zarządu i ich odbiorcy

Materiały i dokumenty na posiedzenia

Porządki obrad, materiały na posiedzenia, dokumenty strategiczne i protokoły powstają jako pliki PDF, DOCX i PPTX, a Document Engine przetwarza je w tych samych formatach.

Członkowie zarządu, rady i doradcy

Odbiorców jest niewielu i są znani z nazwiska: członkowie rady nadzorczej i zarządu, sekretarz rady oraz doradcy zewnętrzni zapraszani na jeden punkt porządku obrad.

Okres przed ujawnieniem

Znaczna część tych materiałów dotyczy wyników, powołań i transakcji, które pozostają poufne do czasu ogłoszenia ich przez organizację.

Indywidualna kopia dla każdego członka

Invisproof przekazuje każdemu odbiorcy jego własną kopię i rejestruje jej przekazanie. Znak wodny każdej kopii jest niezauważalny podczas czytania.

Procedura dla materiałów zarządu

Oznaczenie

Przed posiedzeniem Document Engine przygotowuje indywidualną kopię każdego dokumentu dla każdego członka zarządu, rady i doradcy z listy dystrybucyjnej.

Dystrybucja

Członkowie czytają swoje kopie w bezpiecznym podglądzie w przeglądarce lub otrzymują je w oryginalnym formacie, jeśli organizacja zezwala na zapisanie kopii.

Identyfikacja

Jeśli dokument zostanie później odnaleziony poza przewidzianym gronem odbiorców, analiza porównuje go z przekazanymi kopiami i wskazuje kopię, z której pochodzi.

Wydarzenia w kalendarzu organów spółki

Materiały trafiają do każdego członka kilka dni przed posiedzeniem i pozostają w jego posiadaniu również później.

Porządki obrad, dokumenty i prezentacje
Indywidualna kopia dla każdego członka
Lektura w bezpiecznym podglądzie lub offline

Ustawienia dla materiałów zarządu

Dokumenty czytane w przeglądarce

Dokument czyta się w bezpiecznym podglądzie w przeglądarce, bez pobierania i bez instalacji. Organizacja decyduje, które dokumenty można czytać wyłącznie w ten sposób.

Bez pobierania
Bez instalacji
Decyzja dla każdego pliku

Co zyskują organy spółki i ich biuro

Poufne dokumenty mogą trafić do wszystkich członków organu z odpowiednim wyprzedzeniem. Ponieważ każdą kopię można przypisać do odbiorcy, jest mniej powodów, by wstrzymywać materiały aż do samego posiedzenia.

Pytania o materiały zarządu

Czy członkowie zauważą, że ich kopie są indywidualne?

Nie. Znak wodny jest niewidoczny i niezauważalny podczas czytania.

Czy członkowie muszą cokolwiek instalować?

Nie. Dokumenty otwiera się w bezpiecznym podglądzie w przeglądarce, bez pobierania i bez instalacji. Członkowie organizacji logują się na swoje konta, a doradcy zewnętrzni otwierają dokument za pomocą kodu dostępu lub kodu jednorazowego wysłanego na ich adres e-mail.

Czy materiały można czytać offline, na przykład w podróży?

Tak, jeśli organizacja na to zezwala. Kopię zapisaną na komputerze lub nośniku można czytać offline i zachowuje ona swój znak wodny. Organizacja decyduje dla każdego pliku, czy kopię można zapisać.

Czy pracownicy Invisproof mogą czytać materiały zarządu?

Nie. Pliki są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a pracownicy Invisproof nie mogą ich otworzyć.