Watermerken voor stukken van bestuur en directie

Stukken voor een bestuur of een directie worden gelezen door een kleine, bekende kring, vaak voordat een besluit openbaar wordt. Invisproof verstrekt elk lid een individuele kopie met een onzichtbaar watermerk, zodat een stuk dat buiten die kring wordt aangetroffen, kan worden geïdentificeerd.

Toegang aanvragen

Bestuursstukken en hun ontvangers

Vergaderstukken en notities

Agenda's, vergaderstukken, strategienotities en notulen worden opgesteld als PDF-, DOCX- en PPTX-bestanden, en de Document Engine verwerkt ze in die formaten.

Bestuurders, directie en adviseurs

De ontvangers zijn weinig in aantal en bij naam bekend: bestuurders, commissarissen, de secretaris van de vennootschap en externe adviseurs die voor één agendapunt aanschuiven.

De periode vóór openbaarmaking

Veel van dit materiaal betreft resultaten, benoemingen en transacties die vertrouwelijk blijven totdat de organisatie ze bekendmaakt.

Een individuele kopie voor elk lid

Invisproof verstrekt elke ontvanger een eigen kopie en legt de verstrekking vast. Het watermerk van elke kopie is bij het lezen niet waarneembaar.

De werkwijze voor bestuursstukken

Markering

Vóór een vergadering maakt de Document Engine van elk stuk een individuele kopie voor elke bestuurder, elk directielid en elke adviseur op de verzendlijst.

Verspreiding

Leden lezen hun kopieën in de beveiligde viewer in de browser, of ontvangen ze in het oorspronkelijke formaat wanneer de organisatie het opslaan van een kopie toestaat.

Identificatie

Wordt een bestuursstuk later buiten de beoogde kring aangetroffen, dan vergelijkt een analyse het met de verstrekte kopieën en identificeert de kopie waarvan het afkomstig is.

Momenten in de jaarkalender van een bestuur

De vergaderstukken gaan enkele dagen vóór de vergadering naar elke bestuurder en blijven daarna in diens bezit.

Agenda's, stukken en presentaties
Een individuele kopie voor elke bestuurder
Lezen in de beveiligde viewer of offline

Instellingen voor bestuursstukken

Documenten lezen in de browser

Een document wordt gelezen in de beveiligde viewer in de browser, zonder dat er iets hoeft te worden gedownload of geïnstalleerd. De organisatie bepaalt welke documenten uitsluitend op deze manier worden gelezen.

Niets te downloaden
Niets te installeren
Per bestand bepaald

Wat een bestuur en het secretariaat winnen

Gevoelige stukken kunnen tijdig aan het voltallige bestuur worden verstrekt. Omdat elke kopie herleidbaar blijft, is er minder reden om materiaal tot de vergadering zelf achter te houden.

Vragen over bestuursstukken

Merken bestuurders dat hun kopieën individueel zijn?

Nee. Het watermerk is onzichtbaar en bij het lezen niet waarneembaar.

Moeten bestuurders iets installeren?

Nee. Stukken worden geopend in de beveiligde viewer in de browser, zonder dat er iets hoeft te worden gedownload of geïnstalleerd. Leden van de organisatie melden zich aan met hun account, en externe adviseurs openen een stuk met een toegangscode of een eenmalige code die naar hun e-mailadres wordt gestuurd.

Zijn bestuursstukken offline te lezen, bijvoorbeeld op reis?

Ja, als de organisatie dat toestaat. Een kopie die op een computer of opslagmedium is opgeslagen, is offline te lezen en behoudt het watermerk. De organisatie bepaalt per bestand of een kopie mag worden opgeslagen.

Kunnen medewerkers van Invisproof bestuursstukken lezen?

Nee. Bestanden worden versleuteld bewaard, en medewerkers van Invisproof kunnen ze niet openen.