Filigrana per i documenti del consiglio e del vertice aziendale

I documenti preparati per un consiglio di amministrazione o per il vertice aziendale vengono letti da un gruppo ristretto e noto, spesso prima che una decisione sia resa pubblica. Invisproof consegna a ciascun membro una copia individuale con una filigrana invisibile, così che un documento rinvenuto al di fuori di quel gruppo possa essere identificato.

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La documentazione consiliare e i suoi destinatari

Documentazione e relazioni consiliari

Ordini del giorno, documentazione consiliare, piani strategici e verbali vengono redatti in file PDF, DOCX e PPTX, e il Document Engine li elabora negli stessi formati.

Consiglieri, dirigenti e consulenti

I destinatari sono pochi e noti per nome: consiglieri, dirigenti apicali, il segretario del consiglio e i consulenti esterni invitati per un singolo punto all'ordine del giorno.

Il periodo che precede la comunicazione

Gran parte di questo materiale riguarda risultati, nomine e operazioni che restano riservati fino a quando l'organizzazione non li annuncia.

Una copia individuale per ciascun membro

Invisproof consegna a ciascun destinatario una copia propria e ne registra la consegna. La filigrana di ogni copia non è percepibile durante la lettura.

La procedura per la documentazione consiliare

Marcatura

Prima di una riunione, il Document Engine prepara una copia individuale di ciascun documento per ogni consigliere, dirigente e consulente della lista di distribuzione.

Distribuzione

I membri leggono le proprie copie nel visualizzatore sicuro del browser, oppure le ricevono nel formato originale se l'organizzazione consente di salvarne una copia.

Identificazione

Se un documento del consiglio viene rinvenuto in seguito al di fuori della cerchia di destinatari prevista, un'analisi lo confronta con le copie consegnate e identifica la copia da cui proviene.

Momenti del calendario di un consiglio

La documentazione viene inviata a ciascun consigliere alcuni giorni prima della riunione e resta in suo possesso anche dopo.

Ordini del giorno, documenti e presentazioni
Una copia individuale per ciascun consigliere
Lettura nel visualizzatore sicuro o offline

Controlli per la documentazione consiliare

Documenti letti nel browser

Un documento si legge nel visualizzatore sicuro del browser, senza nulla da scaricare né da installare. L'organizzazione decide quali documenti possono essere letti soltanto in questo modo.

Nulla da scaricare
Nulla da installare
Scelta file per file

Che cosa ottengono il consiglio e la sua segreteria

I documenti riservati possono essere inviati all'intero consiglio con il dovuto anticipo. Poiché ogni copia resta attribuibile, vi sono meno ragioni per trattenere il materiale fino alla riunione stessa.

Domande sulla documentazione consiliare

I consiglieri si accorgeranno che le loro copie sono individuali?

No. La filigrana è invisibile e non è percepibile durante la lettura.

I consiglieri devono installare qualcosa?

No. I documenti si aprono nel visualizzatore sicuro del browser, senza nulla da scaricare né da installare. I membri dell'organizzazione accedono con i propri account, e i consulenti esterni aprono un documento con un codice di accesso o con un codice monouso inviato al loro indirizzo e-mail.

La documentazione consiliare può essere letta offline, ad esempio in viaggio?

Sì, se l'organizzazione lo consente. Una copia salvata su un computer o su un supporto di memoria può essere letta offline e conserva la propria filigrana. L'organizzazione decide, file per file, se una copia può essere salvata.

Il personale di Invisproof può leggere la documentazione consiliare?

No. I file sono conservati in forma cifrata e il personale di Invisproof non è in grado di aprirli.