Filigranage de documents pour les services juridiques

Les cabinets d’avocats et les directions juridiques font circuler projets, consultations et pièces entre clients, contreparties, experts et juridictions. Invisproof remet à chaque destinataire une copie individuelle portant un filigrane invisible, de sorte qu’un document retrouvé en dehors d’un dossier puisse être identifié.

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Les documents juridiques et leurs destinataires

Projets, consultations et pièces

Projets de contrats, consultations, attestations de témoins, protocoles transactionnels et bordereaux de pièces sont établis aux formats PDF et DOCX, que le Document Engine traite tels quels.

Clients, contreparties et experts

Un même dossier peut impliquer les dirigeants du client, les avocats de la partie adverse, des experts, des confrères et, dans une opération, les conseils de chaque partie.

La confidentialité due au client

Le secret professionnel s’étend à chaque document d’un dossier, et la divulgation d’un projet ou d’un accord transactionnel peut porter préjudice à la position du client.

Une copie individuelle pour chaque destinataire

Invisproof remet à chaque destinataire d’un dossier sa propre copie et tient un registre indiquant quelle copie a été remise à qui.

Le déroulement pour un dossier

Filigranage

Le Document Engine prépare une copie individuelle de chaque projet, consultation et bordereau pour chaque destinataire désigné dans le dossier.

Diffusion

Les avocats du cabinet se connectent avec leur compte, et les clients, les experts et la partie adverse ouvrent leurs copies au moyen d’un code d’accès ou d’un code à usage unique envoyé par e-mail.

Identification

Si un document du dossier est retrouvé en dehors de celui-ci, une analyse le compare aux copies remises et identifie celle dont il provient.

Les activités juridiques concernées

Les avocats d’affaires échangent projets et pièces avec la partie adverse et avec chacun des conseils de l’opération.

Projets de contrats et leurs annexes
Une copie distincte pour chaque partie
Un registre des copies remises à chacun

Transactions et due diligence

Paramètres applicables à un cabinet d’avocats

Des documents lus dans le navigateur

Un document se lit dans la visionneuse sécurisée, dans un navigateur, sans rien avoir à télécharger ni à installer. L’organisation décide quels documents ne peuvent être lus que de cette manière.

Rien à télécharger
Rien à installer
Décidé fichier par fichier

Ce qu’y gagne un cabinet d’avocats

Projets et pièces peuvent être communiqués à chaque partie qui y a droit. Chaque copie restant attribuable, il y a moins de raisons de limiter la circulation au papier ou à une consultation surveillée.

Questions des cabinets d’avocats

Les clients et les avocats de la partie adverse ont-ils besoin d’un compte ?

Non. Les destinataires extérieurs au cabinet ouvrent un document au moyen d’un code d’accès ou d’un code à usage unique envoyé à leur adresse e-mail. Les avocats et collaborateurs du cabinet se connectent avec les comptes du cabinet.

Le personnel d’Invisproof peut-il lire les documents d’un client ?

Non. Les fichiers sont conservés sous forme chiffrée, et le personnel d’Invisproof ne peut pas les ouvrir. Les fichiers fournis par les clients ne servent pas à entraîner des modèles.

Où les fichiers d’un cabinet sont-ils stockés ?

Chaque organisation choisit l’Union européenne ou les États-Unis comme lieu de stockage de ses fichiers.

Que deviennent les fichiers d’un cabinet s’il cesse d’utiliser Invisproof ?

Le cabinet peut exporter ses fichiers, et l’ensemble des données est effacé trente jours après son départ.